在最近一次央企采购负责人汇集的电商化采购专题会议上，采购与财务的协同问题被不断提及。要真正完成一个非常流畅的采购流程，财务部门的参与必不可少，“我们要打通从采购到财务的最后一公里”的说法引起了广泛共鸣，也成为这次活动一个简明扼要的鲜明观点。

那么，财务和采购系统原来为什么没有打通，现在该如何打通呢？

“最后一公里”的说法通常包含两个意思：

一是，大部分流程已经完成，只剩下最后一个流程。如果完成这个步骤，整个业务流程就非常顺畅了；

二是，最后这个流程对用户或使用者的作用非常重要，但现在没有打通，而解决这个问题并不容易。采购部门和财务部门就经常处于这样的状态下。

从各司其职到力出一孔

采购部门和财务部门的“不通”，很大程度上是因为双方职能部门的分工不同、职责各异造成的。从申请到寻源，从订单到采购，从预算到支付，采购流程的多个环节都与财务相关，而财务对预算控制、付款流程的严格把关是公司的管理制度和财务制度决定的。尤其是国家税务总局金税三期工程上线后，财务部门对发票的处理会更加小心，对预算费用的控制也会更加严格，这对公司的合规经营和长期稳定的发展无疑是有利的。但采购工作往往会牵扯到企业的原材料或非生产性物料的供应，对企业主营业务的生产、经营有非常重要的作用。如果由于费用控制或者由于流程处理问题导致支付延缓，有可能会影响到企业经营，影响到企业与供应商的关系，最终影响企业的长远发展。因此，从各自部门的职责出发，采购和财务部门经常处于那种剪不断理还乱的“欢喜冤家”的状态。

按照传统的三单匹配流程，财务人员在收到纸质发票后，需要根据发票、订单、入库单信息的比对，完成匹配后才会进入财务处理流程。人工匹配采购订单行项目、税率、供应商、价格差异、数量差异、物理发票号、公司代码等信息处理工作比较复杂，不仅涉及的岗位人员较多，工作量也比较大。财务人员需要花费大量的时间进行人工匹配，而且还容易出错，经常让财务人员焦头烂额。国家税务总局金税三期工程实现了数据统一共享，所有相关税务数据都会自动进行勾稽关系比对，使得税务监管部门能够清楚掌握企业财务与发票相关的收入、成本、费用等数据，而这其中任何一个环节出现问题，企业则会面临整个链条被稽查的风险。

采购支出作为公司成本的重要组成部分，在财务核算中，一般依赖于采购活动中取得的发票进行成本扣除，所以在采购合同履约过程中取得合规的发票至关重要。在我国“以票控税”的增值税税制背景下，“查账必查票、查税必查票、查案必查票”，因此日常发票管理对企业尤其重要。 然而，即使是在电子发票被广泛投入使用、企业专注于流程数字化的今天，企业的采购发票管理工作依然占据了财务管理人员的大部分精力，甚至稍有疏忽，就可能导致百万损失。发票作为付款的凭证，供应商在开票前，一般需要先完成对账。很多公司跟供应商定期对账，对账时，从ERP拉报表，整理后通过邮件或传真给供应商，双方再电话沟通确认。如果涉及到有扣款或退货的情况，供应商无法及时了解相关情况，导致对账、付款等差异，则需重新对账。日常商务交易中，供应商对账结束后，还需与采购方沟通确认开票信息。确认无误后，供应商方可登录开票软件开票。而开票软件上的操作由于为人工操作，易遭遇开票项目不对、订单号不对、金额不对等各种意外情况。

事实上，采购部门与财务部门一样，都需要有进一步开放的思维，对彼此工作特点、关注重点和流程处理状态都有一个及时明确的把握，对双方工作的理解就会更加深入，协同起来也就更加顺畅。“打通从采购到财务的最后一公里”的说法显然是从采购部门的角度提出来的，也表明了采购愿意或渴望与财务部门的进一步协同。从财务角度看，与业务更加深入的融合也是不少企业财务部门最近几年一直在提倡的工作理念。所谓“业财税一体化”管理，既是企业总体层面的协同和把控的要求，也是各个部门之间，提升管理效率的自发需求。从各司其职到“力出一孔”的协同配合，再到关乎公司整体利益的“利出一孔”的思想转变是企业发展的必然要求。

信息系统是采购与财务协同的有效抓手

企业领导对财务报表的要求维度不同、详略不一，财务部门深入业务环节对其理解业务、准确反映企业真实状况显得尤其重要。企业的生产经营决策和管理对企业财务管理的模式、理念及内容都提出了更高的要求，企业的财务管理同样面临着深化改革和转型发展的艰巨任务，要从传统的财务管控向财务服务转变。

作为统揽全局的重要部门，财务从顶层设计开始，以信息系统建设为基础，从业务财务一体化融合、财务全流程服务和财务全过程管控等方面入手，推动企业财务管理的创新与转型。财务管理涉及的内容更加广泛和深入，包括总账处理、资产管理、工资管理、部门费用管理、项目成本管理、内部报表、税务管理、预算管理、集中采购管理、借款管理、数据查询分析等多项内容以及相应的系统功能模块，采购管理与财务和相关部门的协同关系都非常清晰地展现出来了。

这些功能模块的开发应用，一方面强化了财务部门与各业务、职能部门的沟通联系，提升了企业的管理效率，降低了企业的管理成本；另一方面则由上至下推进企业管理体系的标准化、程序化和规范化建设，形成了“业务+财务”的企业管理新体制，使财务得以更多地参与企业经营管理和决策，能够向业务部门提供更多有效的支持和服务。通过信息化平台建设，公司打通了财务与业务的交互通道，使财务能够及时、准确地掌握企业运营管理数据，充分发挥财务的分析、预测及评价职能，及时发现并帮助业务部门解决业务活动中存在的各类问题，为企业的经营管理者提供决策参考服务，从而达到实现财务创造价值的目的。

打通“最后一公里”并非一个单向过程，而是双方相向而行的结果。采购部门从业务需求出发，与财务部门积极沟通。而财务人员深入业务活动一线，从业务全流程价值管理的角度出发，对业务人员进行系统和全面的培训，做好为业务服务的“最后一公里”工作。最终形成其自身的业务能力，帮助业务部门取得实实在在的进步和变化，使企业的业务活动开展能够取得更高、更好的效益。

优化流程是提高管理效率的目标要求，强化审批是制度落地的重要保障。按实际需求“量身定制”的建设方案，信息系统的各个功能模块与企业的实际经济业务高度契合，优化后的流程全面覆盖企业各项业务，确保企业管理做到“同一事项、同一标准；同一制度、上下对应”，改变了以往业务部门“自己审批、自己监管”、“重审批、轻监管”的情况。这有利于保障企业各项管理制度的有效落地，最大限度的避免因人为因素导致制度执行大打折扣的情况出现。

推进移动审批、智能审批是不少企业进行系统建设的重点内容。把建设24小时“不打烊”网上企业作为重头戏，用线上审批替代传统的人工审批，先后探索、开发了网络审批、移动审批和智能审批等三种审批模式，让企业员工“多走网路，少跑马路”，切实提高业务审批效率。

借力于杏鑫娱乐官网登录采购共享平台的不断完善和系统流程的优化设计，企业得以将财务管控关口前移至业务前端，以资金管理为核心，依靠信息系统的各个功能模块，切实加强财务与业务的联动。这有利于企业从源头开始控制业务活动的各个风险点，实现财务对业务开展的全过程管控，进一步提高企业的财务管理水平和风险防范能力。从采购到财务的“最后一公里”也就在管理系统的整体协同中得到优化，打通的目标也就顺理成章地得以完成。